Тренинг 5С — Офис. Эффективная организация рабочих мест и процессов

Введение:

Тренинг направлен на исследование процедур в области документооборота, поиска и устранения потерь производительности и организации рабочих мест по системе 5С.

Тренинг дает возможность проведения аудита нескольких основных бизнес-процессов, проведения мозгового штурма при поиске потерь и планирование внедрения инструмента 5С на рабочих местах и в подразделениях.

Методы проведения:

Практические групповые упражнения, работа в малых группах, мини-лекция, кейсы, деловая игра, видео и фото примеры с проектов компании

Формат тренинга:

Два дня: с 9:00 до 17:00 или с 10:00 до 18:00.
Ежедневно два кофе-брейка: по 15-20 минут.
Ежедневно обеденный перерыв: 60 минут.

Задачи тренинга:

Развить навыки руководителей подразделений и персонала компании в области повышения производительности труда офисного персонала.
Исследование текущего документооборота, определение этапов добавленной ценности конечному продукту и устранение потерь.
Определить вовлечение каждого сотрудника во вклад производства ценности в продукт компании.

Ожидаемый результат:

Получить навыки внедрения и исполнения инструмента 5S в производственных подразделениях компании (офис).
Познакомиться с практикой применения инструментов Бережливого производства при организации документооборота, исследовать загрузку офисного персонала и балансировку сотрудников.
Провести практикум по исследованию одного из бизнес-процессов компании, выявить потери и сформировать пакет предложений по их устранению.
Разработать модель внедрения инструмента 5С в процессы компании, научиться предлагать механизмы исполнения и мотивации.

Программа тренинга

1 День

Тема 1. Потери или что такое эффективность:

Что такое «эффективная» организация труда, измерители и методики контроля.
Чем отличается ценность от потерь в организации работ офиса.
Что такое операционные потери документооборота, механизмы их выявления.
Потребительские свойства и потребительская ценность исполнения, с точки зрения внутреннего заказчика.
Операционные потери, среда формирования и их влияние на производительность бизнес- процессов.

Упражнение: Определение потерь производительности при организации работ документооборота. Что влияет? Что можем изменить в рабочих процессах?

Тема 2. Виды операционных потерь, что влияет на эффективность выполнения задания:

Потери в Ненужных передвижениях сотрудников.
Потери в Ожиданиях документации, информации, распорядительных направлений.
Потери в Перемещениях документации, информации.
Потери в Перепроизводстве, не синхронность в производстве и потребление.
Потери в Запасах, не востребованность на текущей момент.
Потери в Лишних этапах обработки, перепроверках, дублирование.
Потери в Качестве информации, не актуальность, ошибки.
Потери в Моделях Мотивации/Дисциплине исполнения/Учёте исполнения.

Упражнение: Работа в группах. Описать текущие (технологические) процессы движения информации по офису, разделить на этапы, описать все виды потерь, как они влияют на производительность и предложить методы решений.

Тема 3. Стандартизированная работа, как система поиска потерь и измерения, производительности труда персонала:

Определение стандартного условия выполнения работ по заданию.
Определение норм исполнения производства по обработке видов документации.
Видение стандартизированной детализации исследуемого документооборота, разделение на исследуемые блоки, поиск потерь/ограничений.
Определение возможностей балансировок блоков работ исследуемого производства по рабочим задачам персонала офиса, выравнивание загрузок.

Штурм: Определить все стандарты, применяемые в работе, дать им оценку, предложить изменения и разработку новых стандартов исполнения.

Тема 4. Стандартизация рабочих мест, внедрение инструмента 5S на рабочих местах, в местах хранения информации:

1S.Определение необходимого для работы.

2S.Определение Стандартных мест хранения.

3S.Разработка механизмов поддержания порядка.

4S.Стандартизация мест.

5S.Внедрение улучшений на рабочих местах.

Круглый стол: Обсуждение модели развития системы 5S на рабочих местах, её применение и методическая поддержка для сотрудников.

Тема 5. Взаимосвязь стандартизированной работы и анализ потока создания ценностей VSM:

Что такое поток создания ценности в организации управления документооборотом.
Что помогает увидеть карта процесса движения документации.
Узкие места производства (основы теории ограничений), что сдерживает, как можем увидеть взаимосвязь локальных потерь и их влияние на комплекс производственного процесса (причинно-следственные связи).
Этап составления карты процесса создания ценности (VSM), принципы, методы создания, настоящее и будущее.

Упражнение: описание потока создания ценности, проведение нормирования процедур, поиск ограничений и разработка предложений по улучшениям.

2 День

Тема 6. Цикл Деминга PDCA:

Цикл «Деминга PDCA», как системная модель организации производственного процесса.
Этапы цикла исполнения

Планируй (plan) – планирование выполнения работ на период.

Выполняй (do) – фактическое исполнение по стандарту.

Проверяй (check study) – аналитика и измерение эффективности исполнения.

Действуй (act) – применение коррекционных действий, улучшение потока создания ценности.

Тема 7. VSM. Описание потока создания ценностей (практика):

Описание одной из процедур или действующего бизнес-процесса компании.
Поиск потерь и ограничений эффективности формирования конечного продукта (добавленной ценности/процесса).
Разработка предложений по устранению потерь и пересмотру производственного потока (документации/процесса).
Определение эффективности предложенных решений, расстановка измерителей.

Практическая работа: Работа в группах или в одной большой команде, по описанию рабочего процесса движения документации или ряда документированных процедур, поиска потерь производительности труда и разработкой плана мероприятий по их устранению.

Тема 8. 5S (практика):

Разработка модели стандартизации рабочих мест в подразделениях компании.
Определение стандартов внедрения системы 5С по рабочим местам.
Определение эффективности результатов применения системы 5S, как для сотрудников компании, так и для бизнеса в целом.
Систематизация, что мы должны предпринять для фактического применения персоналом системы 5С на рабочих местах в нашей компании, мотивация сотрудников и её применение.

Практическая работа: практика по организации рабочих мест, написанию рабочих стандартов, разработки модели проведения стандартизированной работы с измерителем норм/стандартов труда (нормирование и производительности).

Тема 9. SMED Быстрая переналадка (как инструменты переналадки работают в управление документацией):

Что такое переналадка, что мы переналаживаем и сколько на это мы тратим время?
Применение переналадки с одного вида работы на другой, с одного документа на другой, с одного документированного потока на несколько.
Внешняя и внутренняя переналадка, подготовительные этапы.
Участие инструментов 5S и Стандартизация в общей форме быстрой переналадки.
Влияние переналадки (перестройки) на общую производительности труда коллектива.

Тема 10. Kaydzen - Как система вовлечения персонала в постоянную модель улучшений:

Кайдзен – как вовлечь персонал в постоянный процесс улучшений.
Мотивация на улучшения, что мотивирует персонал участвовать в командной работе.
Управленческие роли, какие роли мы используем в работе, модель поведения менеджмента по системе Ицхак Адизеса:

P – Производительность.

A – Администрирование.

E – Инициатива, Предприимчивостья.

I – Интеграция (коллегиальность).

Итоговая работа:
Составление плана изменений, внедрение инструментов Бережливого Производства в компании, распределение ролей и ответственных на местах, даты, определение показателей эффективности проводимых улучшений в подразделениях.

Наши благодарственные письма

Посмотреть подробнее